一、负责收集、整理全校各部门形成的文件、材料、图片、录音（像）带等，并立卷归档。

二、负责接收、保管文件、财务、学籍、基建档案。

三、负责编制查档工具及各类案卷或类别索引。

四、负责修补缺损及字迹模糊或霉变的卷页。

五、负责档案资料咨询、接待校内外查档人员，做好档案利用工作。

六、确保档案库房安全，认真做到“五防”。

七、禁止将案卷带出室外，严格执行保密纪律，杜绝失、泄密事件的发生。

八、不得在库房内接待私人来客。

 

安徽商贸职业技术学院

 

档案室管理暂行规定

 

一、档案资料是本校在政治、经济、文化等活动中的文字记载的重要历史依据，是党和国家的宝贵财富，档案室应对全校各类档案资料实行集中统一保管。

二、各类档案案卷根据“分门别类、有利保存、便于查找利用”的原则，立卷归橱。

三、确保档案库房安全，严格做到防火、防盗、防湿、防蛀、防日光直射。

四、严格档案案卷交接手续，接收各类档案入库要把好案卷质量关。

五、调阅或查阅档案资料，必须按《档案资料调阅规定》执行。

六、档案资料借出档案室必须事先办理借调手续，限期入库，职责分明。

七、档案管理人员要严守岗位，认真履行《档案员职责》。

八、档案库房任何人未经批准，不得擅自入内。

 

安徽商贸职业技术学院

档案资料调阅规定

 

一、凡调阅档案资料者必须办理登记手续，经办公室主任批准后，在指定地点查阅指定的内容。

二、查阅档案时，不得将案卷拆散、抽换、污损，也不得在卷页上圈点、划线、涂改或去字。

三、档案资料原则不借出，因特殊需要，经办公室主任批准后，办理借出手续，限时归还；外借档案资料如发现有拆散、抽换、污损等情况，应及时追究责任。

四、确因需要摘录、复制档案资料者，应在办理查档登记手续时注明。摘录、复制件经档案员校核并注明出处后盖章，方为有效。

五、查档人员不得随意指阅、翻阅与查档登记内容无关的其他内容；查档人员中途离开档案室、应将案卷交档案员保管，不得交其他人代管。

查档人员如有违犯上列各条之一者，档案员有权中止查阅。