你好,游客 登录 注册
背景:
阅读新闻

安徽商贸职业技术学院档案信息化建设实施意见

[日期:2012-06-13] 来源:  通讯员: [字体: ]

  档案工作是学院工作中的重要组成部分,档案信息化建设是档案管理工作发展的必然趋势。为加快学院档案信息化建设,建设信息集中、保存安全、方便利用的数字化档案信息平台,提高档案信息为学院建设、社会公众服务的利用效果,充分发挥档案信息的价值和作用,根据《中华人民共和国档案法》、《全国档案信息化建设实施纲要》、《高校档案管理办法》等法律法规规定和相关文件精神,结合学院实际,特制定本实施意见。

  一、档案信息化建设的重要意义

  1.档案信息化建设是新形势发展的迫切需要。随着计算机的普及以及办公自动化的推广,学院及各部门的电子文件逐渐增多,档案的形式也由单一的纸质文件向电子文件、光盘、磁盘等作为信息存储载体的机读档案过度,且数字化档案数量逐年增加,档案信息化建设是新形势发展的迫切需要。

  2.档案信息化建设有利于提高档案开发利用效果。通过加强档案信息化建设,各部门在工作过程中形成的各种材料,都可以直接录入档案管理软件网络版,并进行选择性地在网上发布,便于随时对档案进行查阅,有助于提高档案编研的时效性,从而提高档案的开发利用效果。

  3.档案信息化建设有助于提高档案业务水平。通过档案信息化建设,为各部门提供信息发布的统一平台,规范立卷部门档案分类归档方法,提高归档文件材料的齐全完整,提高档案业务水平。

  二、指导思想

  以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,将档案信息化建设纳入学院建设的总格局,遵循“文档一体化、归档双轨制、确保网络安全”的基本原则,以服务社会发展、学院建设、学生和教职员工的根本利益为出发点,以学院信息化建设为契机,以档案信息化建设为核心,学习先进的档案法律法规及档案管理理念,加强电子档案管理和档案信息的开发利用,逐步实现档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化,充分发挥信息化在档案工作中的重要作用,提供优质、快捷的档案信息服务。

  三、档案信息化建设的保障措施

  1.成立学院档案信息化建设领导小组,负责组织、协调、督办档案信息化工作。学校办公室全面负责档案信息化建设工作,每年在布置、检查各归档部门纸质档案归档的同时,同时布置、检查相应的电子文件归档工作。

  2.加快推进档案信息化制度建设。根据《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》等有关规定,制定符合学院实际的电子文件归档与管理的各项规章制度,制定电子文件收集、整理、归档、存储应用管理办法,规范和指导学院档案信息化建设的运行、管理和维护工作,保障学院档案信息化建设规范化、标准化和制度化。

  3.加强档案信息化建设的宣传工作。学校办公室主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作,提高教职员工对档案信息化建设的认识,并通过深入调研工作,广泛听取各归档部门对这项工作的意见和建议。

  4.建立学院档案信息化建设工作网络,配备专业化档案信息管理人才,对全体档案管理干部进行档案信息专业知识培训,认真学习省、市档案信息化建设有关文件,提高档案人员业务素质与职业修养。

  5.初步配备档案信息化处理设备(含计算机、打印机、扫描仪、刻录机、档案软件、复印机、数码相机、摄像机等),配备档案信息数据保管所需专用柜、库和保护设备。建立档案信息服务工作站系统,配备服务器、光盘机、网络软件、用户终端等,实现互动互查。

  四、档案信息化建设的主要内容

  1.各归档部门应采取归档电子文件与纸质档案并存的措施,即电子文件归档时,须同时将同纸质文件归档。各部门兼职档案员负责收集和保管本单位已经产生的应归档的电子文件,并最大限度保证档案资源的完整性,实现部门立卷。使用南大之星档案管理软件完成上年度档案的录入工作,努力实现电子文件的数据信息输入上传工作,提高档案检索利用服务的效率。向学院综合档案室移交档案时,须同时移交高校档案管理统一推广使用的“南大之星”档案管理软件生成的机读文件数据库。

  2.逐步推进档案全文数据库建设。学院办公室有计划、有步骤地对开展全部室藏档案的数字化技术处理,完成历史纸质档案的录入工作,对照片、录音录像档案进行数字化转化工作,建立相关的全文数据库,对尚未归档的要及时督促补充归档齐全,逐步实现档案全文信息查询,不断提高服务效率和质量。

  3.档案室应结合工作需要,加强对电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导,保证有保存价值电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性,开展网上业务检查、指导和数据接收工作。

  4.充分利用校园网平台,使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口,发挥档案信息资源的服务作用。与其他高校档案网站建立链接,形成方便快捷的档案工作信息网。

  5.档案信息安全保密体系建设。学院办公室和各归档部门应加强计算机档案管理系统的管理,确保档案数据库的安全。档案数据库和电子文件应切实与一切外网实行物理隔离,加强身份认证管理,确保档案信息网络传输的安全。

二○一一年十月十八日

收藏 推荐 打印 | 录入:lijianyun | 阅读:
相关新闻      
热门评论