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安徽商贸职业技术学院档案查询、利用制度

[日期:2011-09-01] 来源:办公室  通讯员: [字体: ]

  一、档案室工作人员要提高服务意识,对前来查阅档案者要热情接待,积极耐心地提供利用服务。
  二、对于学院开放范围档案的查阅,需如下条件方可摘抄和复制:学校工作人员利用一般档案资料,需经所在部门负责人批准;外单位查阅档案者,须持有单位介绍信及本人有效证件,并经学院有关领导批准;委托他人查询档案,须有当事人、委托人的双方有效证件和委托人的委托书。

  三、利用学校未开放的档案,一般不得查阅、摘抄、复制,确需查阅、摘抄、复制的,须经档案室主任、档案移交部门负责人的同意,重要的档案须经分管院领导的批准。

  四、外籍人员、港澳和台湾同胞要求利用学校档案,须持国家有关部门介绍信,经学院有关院领导批准后,报市主管部门同意方可查阅档案资料
  五、查阅、利用、复制、借阅档案均须办理手续,在学院规定的接待时间内由专人接待,在档案接待室内查阅,并提供有效的证件,登记《查档表》或《借阅表》,阅毕归还时,应当面清点注销。

  六、在查阅、利用档案的过程中,任何人不得拆卷、抽页、损坏、涂改、批注、污损、折皱等,不得擅自复制、摘抄,将档案带出阅档室;不得出版、公布、泄露未开放的档案及有关的内容,如发现上述问题,档案管理人员应及时追查当事人的责任。
  七、利用档案一般只限在档案室阅览室查阅,一般情况下档案不得外借,如特殊情况需外借,须经归档部门和档案室领导批准,特殊档案须经分管院领导批准,缴纳档案借出保证金300元(借出档案按期归还时,经验收无损坏者全数退还)。出借档案不得转借,更不能丢失,违者酌情罚款。档案室内的保密档案除特殊情况外一律不外借。借阅档案期限一般不超过1周,到期后仍需利用的,应向档案部门说明情况,重新办理借阅手续。退还档案时,档案管理人员应当面核点,确认无误后方可注销登记,如发现有缺页、缺卷等现象,应立即追查处理。
  八、凡外出工作和调离学院的人员,外出和调离前须归还所借档案,否则不予办理有关手续

  九、利用者要求复制档案,由档案部门负责办理。盖有档案部门印章的复制件,具有与原件同等效力。

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